ESTV: Besserer Service bei tieferen Kosten
Mit elektronischen Formularen erhöht die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV in Bern ihre Kundennähe und kann bedeutende Kosten bei Druck und Versand einsparen.
Bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung in Bern laufen die finanziellen Fäden zusammen. Das Kompetenzzentrum des Bundes für nationale und internationale Steuerfragen beschäftigt rund 1100 Mitarbeitende. Zu deren Aufgaben gehören die Erhebung und Prüfung der Mehrwertsteuer, aber auch die Direkte Bundessteuer, die Verrechnungssteuer, die Stempelabgaben und die Wehrpfl ichtersatzabgabe. Für die massenhafte Erfassung, Ansicht und Aufbereitung von Daten und damit zur Strukturierung der Erhebungs- und Prüfprozesse werden Dutzende von verschiedenen Formularen eingesetzt: „Bis zu 2500 treffen in Spitzenzeiten an einem einzigen Tag bei uns ein“, weiss Patrizia Gasperini. Die gelernte Systemtypographin ist als Fachspezialistin zusammen mit dem Projektassistenten Christian Neuhaus in der Hauptabteilung Direkte Bundessteuer, Verrechnungssteuer und Stempelabgaben (DVS) für das Formularwesen
verantwortlich.
PAPIER IST ZU TEUER
Die Flut von rund zwei Millionen Formularen pro Jahr kann die ESTV nur mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand bewältigen. Doch auch Verwaltungsbehörden müssen heute vermehrt Wege finden, um ihre Prozesse effizienter zu gestalten, die Kosten zu senken und die Kundenfreundlichkeit zu erhöhen. Einen typischen und relativ häufi genGeschäftsfall in der Hauptabteilung DVS stellt etwa die Rückforderung der Verrechnungssteuer durch ausländische Unternehmen dar. „Bislang mussten die betroffenen Firmen telefonisch ein auf ihr Land zugeschnittenes Formular bei der ESTV bestellen, welches wir dann mit der Post geschickt haben. Im Folgejahr erhielten dann die Antragssteller ein vorbedrucktes Formular automatisch zugestellt“, erzählt Gasperini. Weil der Einsatz von Formularen aus Papier neben Kosten für Druck und Porto auch einen beträchtlichen personellen Aufwand für die Bestellungsentgegennahme und den Versand mit sich bringt, prüfte die ESTV vor einigen Jahren zum ersten Mal den Einsatz einer Lösung für elektronische Formulare (E-Forms).
40 SNAPFORM-FORMULARE REALISIERT
2004 wurde eine Testphase mit Snapform von Ringler Informatik eingeleitet. Inzwischen hat die Hauptabteilung DVS damit rund 40 interaktive Formulare realisiert,
darunter sämtliche Formulare für die Rückerstattung der Verrechnungssteuer für im Ausland wohnhafte Antragssteller. Ein ausländisches Unternehmen kann sein Formular jetzt einfach und schnell auf der Website herunterladen und ist nicht mehr an die Bürozeiten gebunden. Mit dem lizenzfreien und in 33 Sprachen erhältlichen Snapform Viewer können die Formulare am Bildschirm geöffnet und ausgefüllt werden. Wo im Verkehr mit den Steuerbehörden aus rechtlichen Gründen eine Handunterschrift benötigt wird, muss der Kunde das Formular nach wie vor ausdrucken, unterschreiben und zurückschicken. Dank dem Einsatz der Snapform-Formulare spart die Hauptabteilung DVS heute Kosten, die früher für Druck und Porto anfi elen. Die steigende Zahl von Formular-Bezügen über das Internet entlastet gleichzeitig die Verwaltungsmitarbeitenden des Bundesamtes für Bauten und Logistik (BBL), die heute weniger Bestellungen entgegennehmen und Formulare versenden müssen. Es gibt aber noch mehr Vorteile: „Mit E-Forms können wir Änderungen rasch ausführen und die neuen Versionen schnell online und für jedermann bereitstellen“, ergänzt Christian Neuhaus.
LOKALER ANBIETER IM VORTEIL
Den Ausschlag für Snapform haben mehrere Faktoren gegeben. Wichtig war vor allem, dass der Snapform Viewer dem Benutzer das lokale Abspeichern seiner Eingaben erlaubt, so dass diese im Folgejahr wiederverwendet werden können. „Diese Funktionalität wäre bei anderen Lösungen auf PDF-Basis nur gegen zusätzliche Lizenzgebühren erhältlich gewesen“, erklärt Gasperini. Zentral sei aber auch die Nähe zum Anbieter gewesen: „Ringler Informatik hat uns immer gut zugehört. Wir durften Individualisierungs- und Verbesserungsvorschläge anbringen. Bei einem grossen, internationalen Anbieter wäre das nicht möglich gewesen“, ergänzt Neuhaus. Für Snapform spreche zudem die einfache Bedienbarkeit: „Unser Formularvorlagen können wir meistens selbständig und ohne Programmierkenntnisse in E-Forms umwandeln“, lobt Gasperini. Snapform verwendet für Formulare das XML-basierte QDF (Quick Document Format). Es erlaubt unter anderem die Defi nition von zwingenden Eingabefeldern, Plausibilitätsprüfungen von Eingaben, automatische Berechnungen von Prozenten oder Totalen und die Hinterlegung von Feldern mit Informationen.
GROSSES OPTIMIERUNGSPOTENTIAL
Mit E-Forms kommen die Kunden heute zwar schnell zu ihrem Formular, doch in Sachen Weiterverarbeitung der Daten sehen Gasperini und Neuhaus noch erhebliches Optimierungspotential. Heute werden die Formulare im Document Management Center (DMC) gesammelt, wo sich 25 Mitarbeitende um die Verarbeitung kümmern. Die Eingaben werden entweder manuell oder mit Texterkennungs-Software (OCR) erfasst, oder es werden die ganzen Formulare mitsamt Belegen eingescannt und in einem der rund 750’000 virtuellen Dossiers der Hauptabteilung DVS abgelegt. „Die Formulareingaben könnten auch mit einem 2DBarcode ausgedruckt und mit dem Scanner eingelesen werden“, sagt Gasperini. Für solche Prozesse sei das Informatiksystem der ESTV, das aus den Achtzigerjahren stammende STOLIS (Stempelsteuer Online-Informationssystem), allerdings noch nicht gerüstet. Im Rahmen des Projektes „Insieme“ werde unter anderem die Stammdatenverwaltung gegenwärtig von Grund auf neu modelliert. „So wird es in einigen Jahren möglich sein, Barcodes mit zusätzlichen Inhalten anzureichern und viele Geschäftsfälle zu automatisieren“, prophezeit Neuhaus. Mit Snapform ist die ESTV auf jeden Fall schon heute für die Zukunft ihres Formularwesens gerüstet – von 2D-Barcodes bis hin zu vollkommen medienbruchfreien Prozessen mit digital signierten E-Forms.
Die Eidg. Steuerverwaltung setzt seit Jahren die Software Suite Snapform von Ringler Informatik AG für das Formularwesen ein. Die e-Forms können direkt auf den Seiten www.estv.admin.ch heruntergeladen werden.
